Электронный документооборот (ЭДО) – что это?
Электронный документооборот — это обмен электронными юридически значимыми документами между компаниями посредством интернета или иной электронной связи. При этом, сам канал связи, предоставляется оператором ЭДО. Систему ЭДО организуют операторы — коммерческие компании. Оператор электронного документооборота предоставляет клиентам надежную систему ЭДО, которая проходит обязательную проверку Федеральной налоговой службы РФ.
Процесс работы с электронными документами выглядит следующим образом:
Компания открывает веб-версию или программу, предоставленную оператором.
Выбирает контрагента, загружает или создает документ в сервисе и отправляет его.
Контрагент получает документ в течение нескольких секунд.
Если нужна подпись, получатель подписывает документ или отказывает в подписи.
Заверяя электронные документы, предпочтительно использовать КЭП — квалифицированную электронную подпись Это обеспечивает большую безопасность: сертификат электронной подписи выдается только аккредитованным удостоверяющим центром, а для его создания используются программное обеспечение, соответствующее требованиям 63-ФЗ «Об электронной подписи». Электронный документ — файл, заверенный электронной подписью. Он юридически равен бумажному документу и не требует хранения в печатном виде. Приобрести КЭП можно в аккредитованном удостоверяющем центре. КЭП скорее всего уже есть у бухгалтера или руководителя, если организация сдает налоговую отчетность в электронном виде.
Электронный документооборот не требует сложного обучения сотрудников, так как процесс отправки и подписания абсолютно прозрачен и напоминает деловую переписку в электронной почте.
Внедрение ЭДО в жизнь компании позволяет оптимизировать скорость работы с контрагентами, сократить расходы на бумагу и оргтехнику, что стало крайне актуальным в последние годы.
Актуальна ЭДО для организаций, которым необходимо:
Экономить время на курьере и почте – в Это можно мгновенно пересылать документы.
Уменьшить финансовые затраты. Пересылка электронных документов в рамках ЭДО во много раз дешевле, чем отправка бумажной корреспонденции по почте.
Оптимизировать бизнес-процессы. Составлять, подписывать, отправлять и получать документы в рамках ЭДО проще и быстрее.
Упростить взаимодействие с госорганами. Документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, приравниваются к бумажным документам, завизированным личной подписью. Их принимают в УФНС и в другие госорганы.
Контрагенты смогут быстрее получить корректные счета на оплату и платежи, их лояльность к партнеру повысится.
Трансформировать архив в электронный вид. В бумажном виде документы занимают много места. При работе с электронными документами архивы хранятся на серверах. Просмотреть и скачать документы можно в любое время из любой точки света.
Отправлять документы, подписанные ЭП, можно по e-mail. Но, согласно требованиям Налогового кодекса, обмениваться электронными счетами-фактурами можно только в системе ЭДО. Счета-фактуры, отправленные через оператора и подписанные КЭП, имеют ту же юридическую силу, что и бумажные оригиналы с собственноручной подписью. Их можно отправить в ИФНС по запросу налоговиков или предъявить в суде.
Работать с крупными контрагентами. Серьезные ритейлеры обычно не работают с поставщиками, которые используют бумажные документы. Почти все крупные сети требуют от своих потенциальных поставщиков подключения к ЭДО.
Обезопасить свой документооборот — оператор ЭДО гарантирует безопасность документооборота. Передача данных защищена шифрованием, поэтому третьи лица не смогут прочитать документы.
Оценивать стадию работы с документооборотом — отправитель видит статус переданного документа. Система ЭДО делает документооборот прозрачным. Передавая документ по электронной почте, отправитель не знает, что происходит с ним после отправки. Статус отправленного документа фиксируется; в сервисе просматривается — файл доставлен, получен, подписан.
Для работы в ЭДО достаточно зарегистрироваться в сервисе и подписать лицензионный договор. Так как для подписания используется КЭП, дополнительно ничего условия не нужно. Электронный документ, подписанный КЭП, признается юридически значимым на уровне федерального закона.
Есть 2 способа перехода на ЭДО с контрагентами — напрямую или через оператора электронного документооборота.
Прямой обмен файлами: Контрагенты обмениваются документами через электронную почту или специальный канал. В этом случае оператора ЭДО привлекать не нужно. Организациям потребуется самостоятельно — настроить формирование электронных документов по установленным форматам ФНС России, договориться с контрагентами о прямом обмене электронными документами, заключить договор (дополнительное соглашение) о применении ЭДО с каждым бизнес-партнером, организовать техническую возможность для обмена документами, обеспечить безопасность обмена.
Главное ограничение при прямом обмене документами — передавать так счета-фактуры нельзя. Согласно требованиям Налогового кодекса РФ, обязательно применять квалифицированную электронную подпись и передавать счета-фактуры в электронном виде только через оператора ЭДО. Как третья сторона оператор фиксирует дату отправки и получения документа, проверяет подлинность усиленной квалифицированной электронной подписи продавца и покупателя, сохраняет все служебные документы, подтверждающие факт отправки и получения.
Обмен через оператора ЭД: Фирмы отправляют и принимают документы в системе электронного документооборота оператора ЭДО. Достаточно подключиться к готовому сервису и присоединиться к регламенту оператора. Это упрощает взаимодействие с контрагентами, так как за обмен документами отвечает оператор, который получает все необходимые лицензии для работы в правовом поле, создает технологические возможности и соблюдает другие условия для законного обмена счетами-фактурами в электронном виде, поддерживает форматы, утвержденные налоговой для формализованных документов, уведомляет ФНС о присоединении новых участников к ЭДО, гарантирует безопасность передачи данных и защищает от перехвата документов, фиксирует действия с документами со стороны всех участников сделки. Если возникнет спор, данные от оператора могут стать доказательством в суде.
Кроме того, оператор поддерживает клиентов в процессе запуска ЭДО, подключения контрагентов и работы в сервисе. После того как организация выбрала оператора ЭДО, нужно направить ему заявление об участии в электронном документообороте. В ЭДО такое заявление сформируется автоматически. Когда новая организация попробует впервые отправить формализованный документ, система предложит подтвердить отправку заявления. Затем на основе заявления оператор готовит информационное сообщение и передает его в ФНС. Это нужно, чтобы оповестить налоговый орган о том, что компания обменивается с контрагентами документами в электронном виде. В будущем по требованию ФНС можно будет представить электронные документы.
Договориться с контрагентом о переходе на ЭДО вы можете устно или зафиксировать ваше решение в виде договора либо дополнительного соглашения. Также необходимо согласие на обмен электронными документами от контрагента, отражающее его волю установить правовые отношения. То есть фактически компании переходят на ЭДО друг с другом, когда обмениваются приглашениями и принимают их внутри сервиса.
Когда контрагенты хотят детально описать условия взаимодействия через ЭДО, они готовят дополнительное соглашение. Подписать его можно в электронном виде через ЭДО.
Как правило, организации прописывают порядок работы с электронными документами, указывают в соглашении обязательства сторон, типы передаваемых документов, правила использования электронной подписи, исключительные ситуации, когда документы будут дублировать на бумаге.
Переход на новый формат отношений с контрагентами начинается внутри организации. На подготовительном этапе вы можете внести изменения в учетную политику, ст. 8 402-ФЗ. Вы сами определяете, что добавить в учетную политику, но, желательно, обратить внимание на пункты: список документов, с которыми будете работать в электронном виде, способ обмена электронными документами (прямой или с привлечением оператора), вид электронной подписи, должности сотрудников с правом подписания электронной подписью, порядок хранения и представления в ФНС по запросу.
Чаще всего при переходе с бумаги на ЭДО процесс удается оптимизировать. Например, благодаря автоматическому распределению документов в ЭДО из цепочки можно исключить их ручную обработку. Процесс ускоряется, а ресурсы сотрудников идут на решение других важных задач, КПД в организации повышается.